檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館(室)直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱,檔案管理的工作報(bào)告是很重要的，下面小編給大家分享幾篇檔案管理工作報(bào)告，一起看一下吧!

檔案管理工作報(bào)告篇1

創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。新世紀(jì)新階段對(duì)檔案工作提出了更高要求，檔案工作要適應(yīng)這個(gè)要求，必須要有新思維、新理論、新方法。要解放思想，破除因循守舊的觀念;要與時(shí)俱進(jìn)，樹立大服務(wù)理念;要擺正位置，在發(fā)展文化事業(yè)的大環(huán)境中發(fā)展自己。

一、檔案工作創(chuàng)新首先要解決好以下四個(gè)關(guān)系

1、創(chuàng)新與基礎(chǔ)的關(guān)系。創(chuàng)新不是憑空真象，不是“空中樓閣”，必須在原有基礎(chǔ)之上進(jìn)行。建國以來，我國檔案事業(yè)得到了較快發(fā)展，形成了一整套理論、方法和工作經(jīng)驗(yàn)，這些對(duì)今后的檔案工作仍具有較強(qiáng)的指導(dǎo)意義，是創(chuàng)新的根基。因此，創(chuàng)新絕不能拋棄這個(gè)基礎(chǔ)，要在認(rèn)真研究、總結(jié)過去的基礎(chǔ)上，分析現(xiàn)在和將來的形勢(shì)，在發(fā)展中尋求新的突破。

2、創(chuàng)新與現(xiàn)實(shí)的關(guān)系。目前，還存在社會(huì)檔案意識(shí)不強(qiáng)、檔案服務(wù)工作不到位、檔案事業(yè)發(fā)展后勁不足等問題。創(chuàng)新就要重視現(xiàn)實(shí)，面向未來，從實(shí)際出發(fā)，解決現(xiàn)實(shí)存在的問題，在打好基礎(chǔ)、快速發(fā)展上求突破。

3、創(chuàng)新與學(xué)習(xí)、借鑒的關(guān)系。創(chuàng)新的基礎(chǔ)，借鑒是創(chuàng)新的階梯，創(chuàng)新是學(xué)習(xí)的動(dòng)力，也是學(xué)習(xí)的目的。檔案工作創(chuàng)新既要學(xué)習(xí)行業(yè)專業(yè)知識(shí)，借鑒本待業(yè)成功的經(jīng)驗(yàn)和方法，又要學(xué)習(xí)和借鑒相關(guān)專業(yè)、其他待業(yè)知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)。要堅(jiān)持“推陳出新”原則，運(yùn)用批判、繼承觀念，在學(xué)習(xí)、借鑒中創(chuàng)新。

4、創(chuàng)新與實(shí)踐的關(guān)系。創(chuàng)新是事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力，但理論創(chuàng)新、方法創(chuàng)新都林經(jīng)過實(shí)踐檢驗(yàn)，凡是對(duì)事業(yè)的發(fā)展有促進(jìn)作用的創(chuàng)新，都要大力推廣，在實(shí)踐中不斷完善。

二、創(chuàng)新服務(wù)手段是檔案工作創(chuàng)新的主要內(nèi)容

1、建立檔案網(wǎng)站，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案館(室)內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門應(yīng)在此基礎(chǔ)上建立檔案網(wǎng)站，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。

2、電子文件的自動(dòng)上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已尤為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案沖床 改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作容器，在第一時(shí)間將其收集，并在檔案館(室)的服務(wù)器上歸檔。

3、開展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時(shí)代里必然要發(fā)生變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重洲的時(shí)效性，希望通過信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。

4、開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。隨著改革開放的不斷深入，到檔案館(室)查閱黨政機(jī)關(guān)及有關(guān)部門文件的人員逐年增多。公民出于維護(hù)自身合法權(quán)益、投資興業(yè)等需要，希望能夠更加便捷地了解有關(guān)政策信息。為適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展要求，檔案部門要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系，維護(hù)方方面面人民群眾的根本利益。

三、拓展服務(wù)領(lǐng)域是檔案工作創(chuàng)新的主要方向

1、信息服務(wù)的社會(huì)化。信息化社會(huì)中，人們對(duì)各類信息的需求日益迫切，檔案部門既要面對(duì)淀機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會(huì)活動(dòng)中利用或可能利用檔案信息的組織和個(gè)人，又要針對(duì)性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動(dòng)變得越加復(fù)雜，越離不開信息服務(wù)。對(duì)檔案信息的單五需求必然將被對(duì)檔案、文件、圖書、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替。

2、加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，人類的知識(shí)和信息問題在急劇增長，面對(duì)浩瀚繁雜的文獻(xiàn)情報(bào)，任何一個(gè)文獻(xiàn)部門都不可能將所有的知識(shí)和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報(bào)等部門各自為政的局面，建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式，聯(lián)合報(bào)道兩個(gè)或兩個(gè)以上檔案館、圖書館(室)館藏的檔案目錄，可使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識(shí)、信息、情報(bào);也可有效地緩解存儲(chǔ)空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級(jí)各類檔案館、圖書館(室)館藏朝著有側(cè)重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，更好地滿足社會(huì)多方面的需要。

3、注重反饋，合理開發(fā)檔案信息。反饋方法在檔案信息資源開發(fā)利用中起著重要的作用。通過對(duì)反饋信息進(jìn)行分析研究，可以提高檔案信息資源開發(fā)利用的科學(xué)性、合理性、系統(tǒng)性。

4、興辦服務(wù)實(shí)體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案館(室)的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息收集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實(shí)體，如檔案技術(shù)服務(wù)中心等。

檔案管理工作報(bào)告篇2

干部人事檔案工作，是組織人事部門工作中的一個(gè)重要組成部分，是做好干部工作的基本前提。加強(qiáng)干部人事檔案規(guī)范化管理，充分發(fā)揮干部人事檔案在實(shí)際工作的作用，是干部管理的一項(xiàng)重要任務(wù)。干部人事檔案工作做得好不好，直接影響到干部工作的效率和質(zhì)量，同時(shí)也是衡量一個(gè)地區(qū)、一個(gè)部門、一個(gè)單位干部工作水平的標(biāo)志之一。結(jié)合實(shí)際，本人認(rèn)為要做好干部人事檔案管理工作，必須做到“四抓四到位”。

一、抓關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)重視到位。

長期以來，由于干部人事檔案工作是一項(xiàng)內(nèi)部性、保密性很強(qiáng)的工作，是一項(xiàng)并不引人注目、默默無聞的工作，因此，有些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)干部人事檔案工作不夠重視，存在著一些認(rèn)識(shí)誤區(qū)。一是無關(guān)緊要的思想。認(rèn)為現(xiàn)在使用干部重在現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，干部檔案沒有多大作用;二是無需親為的思想。認(rèn)為干部人事檔案工作就是簡單的收存材料，是干部檔案工作人員的事情，不需要領(lǐng)導(dǎo)親自抓;三是一般應(yīng)付的思想。雖然口頭上講干部檔案工作的重要性，但在實(shí)際工作中并不夠重視，認(rèn)為干部人事檔案管理沒有火燒眉毛的事，只要“守好攤”，干部人事檔案不丟失，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。

由于思想認(rèn)識(shí)不高，在實(shí)際工作中就存在著：1、管檔人員配備不到位，沒有按規(guī)定比例配備工作人員;2、投入不夠，基礎(chǔ)設(shè)施配套不到位，保管條件落后;3、檔案人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，變化比較大;4、干部人事檔案人員政治、經(jīng)濟(jì)待遇不高等。這些問題既影響了干部檔案管理人員的積極性，又影響了干部人事檔案管理的工作水平。因此，要做好干部人事檔案工作，就必須加大宣傳力度，加強(qiáng)督促檢查，使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步提高對(duì)干部人事檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，牢固樹立檔案意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，關(guān)心管檔人員的政治、生活待遇，重視干部人事檔案的基礎(chǔ)工作，從而從整體上提高干部檔案管理工作的水平。

二、抓規(guī)范，基礎(chǔ)工作到位。

維護(hù)干部人事檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，是干部人事檔案管理的基礎(chǔ)性工作和重要內(nèi)容，涉及到貫徹落實(shí)黨的干部路線、方針、政策，它直接關(guān)系到組織人事部門對(duì)干部的評(píng)價(jià)、培養(yǎng)和使用，關(guān)系到每個(gè)干部的切身利益和政治前途。因此，對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)工作，一定要加以規(guī)范。但在檔案管理的實(shí)際工作中，仍存在著一些薄弱環(huán)節(jié)。一是檔案材料收集不齊全，沒有注意收集干部檔案中必備的材料，造成檔案的材料流失。二是鑒別不準(zhǔn)確，把不應(yīng)歸檔、手續(xù)不完備和有問題的材料歸入了干部檔案中，損害了檔案的真實(shí)性;三是整理不及時(shí)，對(duì)收集來的檔案材料沒有按規(guī)定及時(shí)整理歸入檔案，導(dǎo)致無序管理;四基礎(chǔ)設(shè)施不配套，檔案保管環(huán)境惡劣，影響了檔案使用;五是制度不到位，材料的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、檔案的查(借)閱等手續(xù)不按規(guī)定履行，檔案管理混亂。針對(duì)存在的這些問題，應(yīng)堅(jiān)持做到“四化”。一是收集歸檔程序化，建立健全干部人事檔案材料的歸檔制度，特別對(duì)于人事變動(dòng)、工資調(diào)整等材料，應(yīng)及時(shí)督促有關(guān)部門收集，并按干部管理權(quán)限移交管檔單位存檔。二是鑒別整理規(guī)范化，嚴(yán)格按照《干部人事檔案整理規(guī)范》規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地鑒別、整理加工，該歸檔的歸檔，不該歸檔的予以剔除。三是設(shè)施建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化，按照檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的有關(guān)要求，配備標(biāo)準(zhǔn)的檔案用品、微機(jī)和設(shè)備，使干部檔案管理實(shí)際現(xiàn)代化;四是管理工作制度化，自覺執(zhí)行檔案管理的八項(xiàng)制度，使每項(xiàng)工作都制度化，保證管理工作井然有序地開展。

三、抓素質(zhì)，隊(duì)伍建設(shè)到位。

隨著干部人事制度改革的不斷深化，干部檔案管理的手段也隨之進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和變化，這就需要不斷提高干部檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，做到知識(shí)化、年輕化、專業(yè)化，使檔案管理工作既能繼承和發(fā)揚(yáng)老檔案工作者的優(yōu)良作風(fēng)，又能根據(jù)工作的需要，與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新。但在實(shí)際工作中，干部檔案管理隊(duì)伍建設(shè)有一些需要加強(qiáng)和改進(jìn)的地方。一是人員配備比例不夠，有的甚至沒有明確管理人員，或者兼職人員主要精力不在檔案管理上;二是管檔人員整體素質(zhì)不高，有的管檔人員政治素質(zhì)不高，工作原則性不強(qiáng)，業(yè)務(wù)不熟悉，工作不踏實(shí)，應(yīng)付了事;三是部分人員工作不安心，由于一些政治、生活待遇沒有落實(shí)，導(dǎo)致有些檔案人員缺乏奉獻(xiàn)精神，總想跳槽，影響了干部檔案管理的質(zhì)量。

面對(duì)存在的問題，應(yīng)該通過抓管檔人員的整體素質(zhì)，來促進(jìn)管檔隊(duì)伍的建設(shè)和提高。一是抓基礎(chǔ)。各管檔單位應(yīng)該明確一名領(lǐng)導(dǎo)分管，同時(shí)按規(guī)定配備檔案管理人員，而且必須是中共黨員、中專(高中)以上文化程度，保證檔案員的素質(zhì)。兼職人員不可兼職過多，應(yīng)以干部檔案管理為主，保證管檔人員的工作時(shí)間。二是抓培訓(xùn)。通過舉辦各種不同層次、類型的檔案人員培訓(xùn)班，來更新觀念、更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，鼓勵(lì)檔案人員不斷地學(xué)習(xí)干部檔案管理工作的方針和政策，提高政治素質(zhì)，增強(qiáng)原則性。三是抓待遇的落實(shí)。一方面重視檔案管理人員勞動(dòng)保護(hù)工作，督促管檔單位落實(shí)有關(guān)經(jīng)濟(jì)待遇;另一方面，從政治上關(guān)心管檔干部的培養(yǎng)和成長。通過一系列措施，從整體上提高干部檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，提高干部檔案的管理水平。

四、抓服務(wù)，信息開發(fā)到位。

加強(qiáng)干部檔案管理的目的，是為了充分利用干部檔案，為干部人事工作服務(wù)。這是干部檔案工作中心環(huán)節(jié)，是干部檔案賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。隨著干部人事制度改革的不斷深化，干部檔案除了滿足工資制度改革、干部工齡認(rèn)定、老干部待遇落實(shí)等一般性日常管理外，對(duì)各級(jí)黨組織公正、客觀地培養(yǎng)和使用干部，已成為一個(gè)重要的依據(jù)。但是，傳統(tǒng)的干部檔案管理方式，很難適應(yīng)不斷改革深化的干部管理工作。一是資料收集手段落后。依照傳統(tǒng)的呈報(bào)程序，檔案材料沒有及時(shí)更新和補(bǔ)充，信息不新，數(shù)據(jù)不準(zhǔn)，影響了干部工作效率和質(zhì)量。二是管理方式落后。還是傳統(tǒng)的那種“你送我裝”、“你借我調(diào)”的管理方式，只注重收集，不注重信息的開發(fā)和分析。三是服務(wù)方式單調(diào)。只滿足于干部工作需要，缺乏將干部工作與本地區(qū)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展結(jié)合起來的意識(shí)，對(duì)干部檔案利用開發(fā)不夠。

因此，要使干部人事檔案更好地為干部工作，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，就必須改變傳統(tǒng)的管理方式，通過服務(wù)來促進(jìn)信息資源的開發(fā)。一是實(shí)行現(xiàn)代化管理。充分利用計(jì)算機(jī)在干部檔案管理工作中的作用，建立和完善干部檔案數(shù)據(jù)庫，及時(shí)更新，動(dòng)態(tài)化管理干部人事檔案信息，保證干部檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。二是實(shí)行開放式的管理。一方面建立干部工作業(yè)績檔案，及時(shí)將干部的工作情況、工作業(yè)績和在重大活動(dòng)、重點(diǎn)工作中的表現(xiàn)情況及任務(wù)完成情況收入檔案，為憑實(shí)績用干部提供必要的依據(jù)。另一方面建立干部能力檔案，重點(diǎn)收集個(gè)人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況以及參加各種資格考試、注冊(cè)考試等能反映個(gè)人才能資料，真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、立體地反映干部的情況，提高決策工作的水平。三是實(shí)行服務(wù)式管理。在工作中注重實(shí)效，在嚴(yán)格執(zhí)行保密制度的前提下，堅(jiān)持熱情服務(wù)，在干部的入黨、出國、調(diào)動(dòng)、任免、福利待遇、辦理退(離)和處理歷史遺留問題時(shí)，盡最大努力幫助用檔單位用足用好檔案資料，努力為干部工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，提高干部檔案的使用效率。

檔案管理工作報(bào)告篇3

電子政務(wù)是指運(yùn)用信息及通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)打破行政機(jī)關(guān)的組織界限，優(yōu)化政府組織結(jié)構(gòu)和工作流程，形成新的政府管理形態(tài)，實(shí)現(xiàn)政府、非政府組織、企業(yè)和公民之間的良性互動(dòng)。電子政務(wù)系統(tǒng)實(shí)質(zhì)上是政府辦公自動(dòng)化在范圍和功能方面的延伸，從內(nèi)部辦公延伸到對(duì)外服務(wù)，它是面向社會(huì)的政府辦公自動(dòng)化。在電子政務(wù)系統(tǒng)中，公文的起草、審核、簽署、發(fā)布以及收文辦理等，都是在電子政務(wù)的操作平臺(tái)中進(jìn)行。這些在電子政務(wù)系統(tǒng)中運(yùn)行的公文，是機(jī)關(guān)職能活動(dòng)的歷史記錄，所以必須按照檔案管理的要求進(jìn)行歸檔和管理。但由于這些公文是通過電子政務(wù)公文處理平臺(tái)產(chǎn)生的，它的特點(diǎn)決定了其歸檔和管理的方式并不能簡單套用紙質(zhì)文件的歸檔和管理方法，而應(yīng)將電子文件的管理功能嵌入電子政務(wù)系統(tǒng)之中，實(shí)行文檔一體化管理與全過程管理等方式，并采取多種措施，以確保電子文件的真實(shí)性、完整性、可讀性和安全性。

傳統(tǒng)的文件與檔案管理，它們各自具有一套獨(dú)立的管理流程，兩個(gè)管理流程執(zhí)行各自主管機(jī)關(guān)制定的制度和標(biāo)準(zhǔn)，并且兩個(gè)流程之間是通過文件實(shí)體的交接而銜接的。而文檔一體化管理是按照文件生成與運(yùn)行規(guī)律，采取統(tǒng)一、嚴(yán)密的手段，高效地組織與管理文件。文檔一體化管理與傳統(tǒng)文件和檔案管理相比較，最大的區(qū)別是通過對(duì)文件和檔案管理流程的重組，達(dá)到兩者在管理上的無縫化和程序上的一體化，從而最大限度地消除組織機(jī)構(gòu)因素造成的兩者在銜接上的真空地帶和減少重復(fù)性作業(yè)。

一、電子檔案管理的原則

1.1“前端控制”原則

考慮到電子文件的易改性、易逝性等的特點(diǎn)，如果還是象過去那樣，按照文件的生成、積累、鑒定、立卷、歸檔，分類、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那么電子文件的真實(shí)性就難于保證了，電子文件的流失也是不可避免的，并且還會(huì)造成部分的重復(fù)勞動(dòng)。因?yàn)殡娮游募跉w檔之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或無意地刪除;有些在文件形成時(shí)已提取了主題詞，文件歸檔之后還要進(jìn)行標(biāo)引工作，這無疑是增加了勞動(dòng)量。因此，必須貫徹“前端控制”的原則，即要求將原來紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中后期階段需要控制的手段提到前端，也就是說檔案部門對(duì)于電子公文的管理工作的介入要向前延伸，從文件生命周期的“前端”就開始控制文件的歸檔活動(dòng)。具體來說，在文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，檔案人員就要參與設(shè)計(jì)、進(jìn)行指導(dǎo);就應(yīng)該考慮歸檔與歸檔后文件管理的需求，將集中管理一份文件的所有相關(guān)信息作為一個(gè)整體歸檔。要把歸檔工作嵌入工作流程，以保證在每一個(gè)流程之后，將相關(guān)文件實(shí)時(shí)歸檔。并且要求用戶及時(shí)著錄和鑒定文件信息，并且把著錄、鑒定信息與電子文件之間建立聯(lián)系，以保證文件歸檔時(shí)，將該電子文件與相關(guān)信息一并移交或發(fā)送給檔案部門。

1.2“全程管理”原則

根據(jù)電子文件的特點(diǎn)，必須建立一個(gè)完整的管理體系，即對(duì)電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀進(jìn)行全過程和全方位的管理，以確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。

電子文件全程管理原則具體應(yīng)該體現(xiàn)在電子檔案管理體制與模式的確定、管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與運(yùn)行、管理制度的內(nèi)容和執(zhí)行等方面。以電子檔案管理系統(tǒng)對(duì)文件流程各階段的管理和監(jiān)控為例：設(shè)計(jì)的系統(tǒng)應(yīng)對(duì)產(chǎn)生于機(jī)構(gòu)內(nèi)部各部門及其應(yīng)用系統(tǒng)上的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一的歸口登記、分類、鑒定，同時(shí)監(jiān)控和記錄針對(duì)文件的一切操作，如文件的創(chuàng)立、登記、修改、審核、簽署、分發(fā)等。而且，對(duì)文件進(jìn)行的技術(shù)操作，包括操作平臺(tái)的轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)位置的改變等都應(yīng)該記錄下來。因?yàn)檫@種管理和跟蹤記錄，對(duì)于證明和保證電子文件的行政有效性和法律證據(jù)性都有著重要的作用。

二、電子公文的真實(shí)性保障

判斷傳統(tǒng)文件的真實(shí)性，主要考察兩個(gè)方面：一是文件載體的原始性;二是文件形式的原始性，其主要是指具體的文件內(nèi)容、字體、字跡以及具有法定效用的簽署、印章等。只要其中的任何一項(xiàng)發(fā)生了變化，就可以對(duì)文件的真實(shí)性表示懷疑。但判斷傳統(tǒng)文件真實(shí)性的準(zhǔn)則并不適用于電子文件，因?yàn)橐皇请娮游募妮d體與其信息是可以分離的，載體的不固定性，使得電子文件不再具有傳統(tǒng)意義上的“原件”的概念;二是電子文件的更改可以不留痕跡，復(fù)制起來真假難辨，處理過程又具有隱蔽性。因而判斷電子文件的真實(shí)性必須更多地著眼于其內(nèi)容的真實(shí)性，主要是認(rèn)定文件是否就是當(dāng)時(shí)當(dāng)人當(dāng)事形成的，主要關(guān)注的是其本質(zhì)的要素保持不變。國際上的一般做法是采用法定程序?qū)﹄娮游募纳芷谶M(jìn)行全過程管理，并通過技術(shù)措施和管理制度，組成一個(gè)貫穿電子文件從生成、運(yùn)作到處置全過程的安全“通道”，以此來保證數(shù)字信息的真實(shí)可靠性。在目前的技術(shù)條件下，一般可采取的措施是：

2.1在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中設(shè)置安全防護(hù)技術(shù)措施

一是建立對(duì)電子文件操作者的身份識(shí)別與訪問權(quán)限的控制，防止非法侵入。

二是設(shè)置操作日志，自動(dòng)記錄實(shí)施操作的人員、時(shí)間、內(nèi)容等。

三是對(duì)電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。在國家立法機(jī)構(gòu)正式頒布有關(guān)電子簽章的法律實(shí)施之前，對(duì)只有簽章的電子文件，歸檔時(shí)應(yīng)附加有法律效力的非電子文件簽章。

2.2身份識(shí)別技術(shù)

身份識(shí)別技術(shù)主要用于正確識(shí)別通信用戶或終端的個(gè)人身份。最常用的方法是給每個(gè)合法用戶一個(gè)“通行字”，代表該用戶的身份。通行字一般由數(shù)字、字母或特定的符號(hào)組成、只有本人和所使用的計(jì)算機(jī)知道。當(dāng)合法用戶要求進(jìn)入系統(tǒng)訪問時(shí)，首先輸入自己的通行字，計(jì)算機(jī)會(huì)將這個(gè)通行字與存儲(chǔ)在系統(tǒng)內(nèi)有關(guān)該用戶的資料進(jìn)行比較驗(yàn)證。如果驗(yàn)明他為合法用戶，就可接受他對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行訪問;如果驗(yàn)證不合法，計(jì)算機(jī)就會(huì)拒絕該用戶對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行訪問。

2.3防寫技術(shù)

將數(shù)字信息文件設(shè)置為“只讀狀態(tài)”，在這種情況下，用戶只能從計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對(duì)其作任何修改，可以有效地防止用戶更改數(shù)字信息內(nèi)容，從而達(dá)到保護(hù)其真實(shí)性的目的。

三、電子公文的完整性保障

傳統(tǒng)文件的完整性保障主要是通過鑒別文件最初形成的信息內(nèi)容和載體是否被破壞過，是否保持著作為證據(jù)所要求的各要素。而電子文件的顯示，卻隨著使用軟件的不同，其外觀可能不一樣，再加上電子文件的信息與其載體又是可以分離的，因而使得傳統(tǒng)文件完整性的判斷標(biāo)準(zhǔn)不再適用于電子文件。

目前比較一致的看法是，電子文件的完整性一是指電子文件和與之具有有機(jī)聯(lián)系的其他相關(guān)文件數(shù)量齊全;二是指每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒有缺損。為此，要求電子文件歸檔時(shí)，有關(guān)電子文件的支持軟件和軟件的支持文檔、以及有關(guān)的元數(shù)據(jù)都應(yīng)同時(shí)歸檔。在同一活動(dòng)中，有時(shí)除了形成電子文件之外，還可能形成一些紙質(zhì)文件，為保持這些文件之間的有機(jī)聯(lián)系，確保同一活動(dòng)中形成的電子檔案管理的信息完整性，應(yīng)盡可能將這些紙質(zhì)文件作數(shù)字化處理，作為電子文件一并保存。對(duì)于在不同應(yīng)用系統(tǒng)中分散形成的、不同媒體的內(nèi)容相關(guān)的電子文件，如有關(guān)同一事件的電子文件一部分在電子郵箱中，一部分在電子表格或相關(guān)數(shù)據(jù)庫中，則應(yīng)收集齊全并保持有機(jī)聯(lián)系。在電子政務(wù)系統(tǒng)中按公文處理流程生成的公文，其構(gòu)成要素包括文件處理單、原文、附件、電子文件的紙質(zhì)拷貝件等，都應(yīng)納入歸檔的范圍。

四、電子文件的可讀性保障

電子檔案來自各個(gè)方面，來自各立檔單位，往往是在不同的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上形成的。其內(nèi)容格式及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不盡相同。這種差異必然導(dǎo)致在利用過程輸出時(shí)所使用的技術(shù)與方法的不同。又由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子公文形成時(shí)所依賴的計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)不久就有可能過時(shí)，以致新的軟硬件無法讀取原先存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)，所以為保證數(shù)字信息檔案長期可存取性，建議采取以下幾種措施：

4.1采用通用技術(shù)

目前，電子公文的形成方式多種多樣、很不統(tǒng)一，這將給今后利用工作帶來許多的困難。所以在電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)把屬于特殊格式的電子文件轉(zhuǎn)換成通用的文件格式;或?qū)㈦娮游募⒃谕ㄓ玫臄?shù)據(jù)平臺(tái)上，以消除由于技術(shù)不同或技術(shù)過時(shí)所帶來的影響。一般文字型電子文件以ml文檔和rtf、tt為通用文件格式;圖像電子文件以jpeg、tiff為通用格式;影像數(shù)據(jù)以mpeg、avi為通用文件格式;音頻電子文件以wav、mp3為通用文件格式;多媒體音像數(shù)據(jù)以mpeg、avi為通用文件格式。

4.2打包保存法

打包保存法就是在保存電子文件的同時(shí)，將與電子文件相關(guān)的軟件及其應(yīng)用系統(tǒng)一并保存，并與電子文件存儲(chǔ)在一起。在使用該電子文件時(shí)，可運(yùn)用與該電子文件存儲(chǔ)在一起的這些軟件系統(tǒng)進(jìn)行讀取。此法一般是針對(duì)那些無法轉(zhuǎn)換為通用文件格式的電子文件，如用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)過計(jì)算機(jī)處理的動(dòng)態(tài)影像文件，應(yīng)注意收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。

4.3拷貝法

拷貝是在原來的技術(shù)環(huán)境下，適時(shí)重寫信息數(shù)據(jù)，防止由于存儲(chǔ)載體物化性能變化而引起的信息丟失，這也是電子文件長期保存的一種基本方法，此法目前已大量地應(yīng)用于磁盤、光盤、磁帶檔案信息的長期保存上，但它不能解決電子文件由于計(jì)算機(jī)軟硬件過時(shí)所引起的長期保存問題。

4.4再生性保存法

再生性保存法是指將技術(shù)過時(shí)的存儲(chǔ)在磁性載體或光盤上的電子檔案管理，適時(shí)地轉(zhuǎn)移到紙張上或縮微品上的方法。這樣利用時(shí)就不再使用計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)讀取，從而避免了計(jì)算機(jī)軟硬件過時(shí)所帶來的麻煩，并能很好地保證電子文件長久的可讀性。其不足之處是失去數(shù)字化信息可遠(yuǎn)距離傳輸、檢索方便、使用靈活等特點(diǎn)。而且，有些電子檔案信息，如聲音信息、視頻信息、超文本信息、多媒體信息等也無法轉(zhuǎn)移到紙上或縮微品上。

4.5遷移法

遷移法就是將數(shù)字信息從一種技術(shù)平臺(tái)轉(zhuǎn)換到另一種技術(shù)平臺(tái)上的復(fù)制方法，它是計(jì)算機(jī)軟硬件變化適時(shí)改變數(shù)字信息格式的一種處理過程。這一過程使得數(shù)字信息在將來也可以被讀取。遷移也意味著數(shù)據(jù)信息從一個(gè)存儲(chǔ)載體轉(zhuǎn)移到另一個(gè)存儲(chǔ)載體上，以進(jìn)行數(shù)字信息的長期保存與讀取。采用遷移法，通常是將對(duì)軟件依賴性強(qiáng)的格式遷移到對(duì)軟件依賴性低的通用格式上。或者將數(shù)字信息從品種繁多的格式遷移到易于管理的標(biāo)準(zhǔn)格式中。目前遷移技術(shù)被認(rèn)為是保護(hù)數(shù)字信息長期存取的必須和恰當(dāng)?shù)倪x擇。但遷移也不能“一勞永逸”，隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的升級(jí)，還應(yīng)適時(shí)再遷移，從而使數(shù)字信息隨技術(shù)更新而一代一代地向下流存。

以上介紹的幾種方法，一般地說，對(duì)于使用頻率很高、軟硬件技術(shù)未過時(shí)的、僅是存儲(chǔ)載體理化性能發(fā)生變化的，可采用拷貝法;對(duì)于使用頻率較高、軟硬件技術(shù)已快過時(shí)的，可采用遷移法;對(duì)于使用頻率較低、軟硬件技術(shù)已快過時(shí)的、并且確有長期保存價(jià)值的數(shù)字信息可用再生保存法。

五、電子文件的安全性保障

建立健全科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，從每一個(gè)環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，這也是確保電子信息檔案真實(shí)可靠的重要措施。

5.1建立安全管理制度

電子文件是由人制作的，其管理和利用都要按人的意愿進(jìn)行。因此對(duì)參加電子文件制作和參與管理的人員必須加強(qiáng)管理，以防不測。必須制定一套人人都應(yīng)遵守的安全管理制度，以約束涉及電子文件與電子檔案人員的行為。實(shí)踐證明，良好的安全規(guī)范是保證數(shù)字信息安全的一項(xiàng)極為重要的措施。

5.2加強(qiáng)對(duì)電子文件制作和管理人員的管理和教育

在電子文件的安全管理過程中，僅靠制度是不夠的，還必須加強(qiáng)對(duì)涉及電子文件人員的管理和教育。通過宣傳教育或短期培訓(xùn)等途徑，提高他們對(duì)保證電子文件和檔案真實(shí)、可靠重要性的認(rèn)識(shí)，提高他們科學(xué)管理電子檔案的素質(zhì)，增強(qiáng)他們工作的責(zé)任感，并樹立一絲不茍的工作作風(fēng)。

5.3建立全過程的管理制度

要實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)環(huán)境下電子文件的科學(xué)管理，就必須貫徹“前端控制”和“全程管理”的原則;為保證電子公文的真實(shí)性、完整性、可讀性與安全性，就必須采取一系列相應(yīng)的技術(shù)措施和手段，以確保管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

電子文件從形成到電子檔案管理的開發(fā)利用，中間要經(jīng)過很多環(huán)節(jié)，哪一個(gè)環(huán)節(jié)出了問題，都會(huì)影響到電子文件的真實(shí)可靠性。因此，建立全過程的管理制度，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)要求，就顯得非常重要。如電子文件形成之后，要及時(shí)收集積累，以防分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失;電子文件歸檔時(shí)，要嚴(yán)格檢查相關(guān)文件是否收集齊全，否則就會(huì)給將來利用帶來困難和麻煩;遷移時(shí)，要認(rèn)真檢查是否發(fā)生信息丟失。任何環(huán)節(jié)的疏忽，都將對(duì)數(shù)字信息的真實(shí)性與可靠性造成危害。